Firma, która zatrudnia pracowników ma obowiązek prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej. Dokumentacja ta zawiera akta osobowe wszystkich pracowników, a także ewidencje czasu pracy, listy płac, zgłoszenia do ZUS oraz ewidencję urlopów, zarówno tych chorobowych, jak i wypoczynkowych.
Dokumentacja kadrowo-płacowa prowadzona w firmie podlega kontroli przez instytucje państwowe. Z tego też powodu od przedsiębiorstwa wymaga się skrupulatności w jej prowadzeniu. Dokumentacja pracownicza powinna być pozbawiona jakiejkolwiek nieprawidłowości. W celu zadbania o poprawność dokumentacji zatrudnia się specjalistów przeprowadzających audyt kadrowo-płacowy. Audyt ten pomaga w korekcie i eliminacji jakichkolwiek błędów oraz usprawnia i optymalizuje procesy związane z obsługą pracowniczą.
Czym jest audyt kadrowo-płacowy?
Zakres audytu kadrowo-płacowego w dużej mierze zależy od specyfiki funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Przede wszystkim koncentruje się on na analizie dokumentów kadrowo-płacowych. W skład tych dokumentów, oprócz wyżej wymienionych, wchodzą dodatkowo m.in. wszystkie umowy o pracę, akty ważności badań lekarskich, dokumenty związane z naliczaniem wynagrodzeń. Podczas audytu specjaliści weryfikują też, czy przepisy prawa, które obowiązują w ramach przedsiębiorstwa są zgodne z polskimi regulacjami prawnymi.
Jakie są cechy dobrego audytu kadrowo-płacowego?
Dobry audyt kadrowo-płacowy to taki, który oparty jest na rzetelnej i aktualnej wiedzy. Pozwala on na wyeliminowanie i skorygowanie możliwie powstałych błędów przed zapowiedzianą bądź nie kontrolą z zewnątrz. Pomaga on przedsiębiorstwu we wprowadzeniu zmian ułatwiających prawidłowe prowadzenie dokumentacji związanej z obsługą pracowniczą. Dobrze przeprowadzony audyt kadrowo-płacowy kończy się opracowaniem rekomendacji potrzebnych do wdrożenia w firmie, mogących być związane z analizą i optymalizacją systemu wynagrodzeń. Raport powstały po audycie zawierać powinien praktyczne wskazówki, które pomogą przedsiębiorstwu unikać błędów w prowadzeniu dokumentacji.
