Faktura to główny dokument sprzedażowy w Polsce, zawierający szczegółowe informacje na temat danej transakcji. Szczególnie ważna w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą – dzięki fakturze firmy mogą z łatwością udokumentować wykonaną usługę czy sprzedaż towaru. Dodatkowo faktury pomagają w rozliczeniach podatkowych – to właśnie dzięki fakturze przedsiębiorca jest w stanie udokumentować między innymi poniesione koszty.
Czym jest faktura?
Faktura to według prawa dokument w postaci elektronicznej lub papierowej, na którym muszą znaleźć się ściśle określone dane. Do niezbędnych informacji, które powinna zawierać faktura należą między innymi: data wystawienia dokumentu, nazwa towary lub usługi, nazwa oraz adres zarówno sprzedawcy jak i nabywcy wraz z numerem nip, cena netto, stawka podatku oraz cena brutto towaru. Dodatkowo dokument ten powinien być opisany jako faktura i posiadać konkretny numer. Fakturę musimy wystawić w dwóch egzemplarzach – po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.
Kto jest zobowiązany do wystawienia faktury?
Przepisy prawa mówią o tym, że fakturę musi wystawić przedsiębiorca w momencie, w którym dochodzi do wykonania czynności względem innego przedsiębiorcy. Jeżeli osoba, wobec której została wykonana usługa nie jest przedsiębiorcą, jedyną dokumentacją sprzedaży pozostaje paragon. Faktura w tym wypadku może zostać wystawiona na specjalnie życzenie kupującego.
Ponadto należy pamiętać o tym, że do wystawienia faktury są zobowiązane osoby będące płatnikami VAT. Podmioty, które prowadzą działalność gospodarczą, ale nie są płatnikami VAT nie muszą wystawiać faktury. W takim wypadku faktura musi być jednak wystawiona na wyraźną prośbę kontrahenta.
Firma wystawiająca fakturę musi pamiętać także o tym, że termin wystawienia faktury wynosi 15 dni od ostatniego dnia miesiąca, w którym doszło do wykonania usługi lub sprzedaży. Dodatkowo faktury muszą być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego. Istotnym jest tutaj fakt, że nie muszą być to dokumenty w formie papierowej – elektroniczna archiwizacja faktur wystarczy.
Czym różni się faktura od rachunku?
Różnica pomiędzy rachunkiem, a fakturą nie zawsze jest dla wszystkich jasna. Z rozróżnieniem tych dwóch dokumentów mają problem przede wszystkim osoby niemające zbyt dużego doświadczenia w biznesie. Niejasne rozróżnianie tych dwóch pojęć może wynikać między innymi z tego, że przedsiębiorcy niebędący podatnikami VAT do końca 2013 roku mogli wystawiać jedynie rachunki. Z początkiem rok 2014 w życie weszły nowe ustalenia, które umożliwiają podmiotom zwolnionym z podatku wystawianie faktur. Innymi słowy przedsiębiorca, który nie jest płatnikiem VAT ma prawo do wystawienia obydwu dokumentów, a faktura zostaje zazwyczaj wystawiona na wyraźną prośbę kupującego.
Poza tym oba dokumenty są do siebie bardzo podobne, z tą różnicą, że na rachunku nie widnieje kwota VAT. Wymienione wyżej zmiany prawne, a także niewielkie, praktycznie niezauważalne różnice pomiędzy obydwoma dokumentami stanowią główne przyczyny ich mylenia.
Jak wystawić fakturę?
Faktura powinna zostać wystawiona zgodnie z obowiązującą ustawą o podatku od towarów i usług – ustawa ta zwiera wszystkie niezbędne informacje potrzebne do tego, żeby w poprawny sposób wystawić fakturę. Faktura zawsze powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla wystawcy, drugi dla odbiorcy – powinna także zawierać wszystkie niezbędne dane. Fakturę wystawia się za pomocą jednego z dostępnych programów do fakturowania. W programie należy uzupełnić między innymi dane kontrahenta, szczegóły dotyczące usługi, a także formę płatności.
Programy do wystawiania faktur posiadają wiele dodatkowych funkcjonalności, które w znacznym stopniu ułatwiają proces wystawienia faktury. Niektóry programy oferują na przykład możliwość cyklicznego wystawiania dokumentu czy wybór waluty.
Czym jest faktura korygująca i kiedy należy ją wystawić?
Czasami na pierwotnej fakturze może pojawić się błąd. W takiej sytuacji jedynym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej. Faktura korygująca to dokument, który ma na celu doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu zgodnego z rzeczywistością. Fakturę korygująca należy wystawić zawsze wtedy, gdy dojdzie do: stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie, udzielania rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej, zwrotu zaliczki, przedpłaty, zadatku lub raty podlegających opodatkowaniu, podwyższenia ceny oraz w przypadku zwrotu towaru lub zwrotu kwoty nienależnej.
Jak wystawić fakturę korygującą?
Faktura korygująca powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach. Fakturę korygująca – choć nie stanowią o tym przepisy prawa – poleca się sporządzić zaraz po wystąpieniu przyczyny korekty. Programy do fakturowania oferują łatwe w obsłudze narzędzia do sporządzania korekt, dzięki czemu wystawienie faktury korygującej jest niesłychanie proste.
Przy wystawianiu faktury korygującej należy pamiętać o tym, że osobą uprawnioną do jej wystawienia jest sprzedawca towaru lub usługi. Ponadto gdy doszło już do wystawienia jednej faktury, ale w międzyczasie wykryto kolejny błąd, należy wystawić kolejną fakturę korygująca – tylko i wyłącznie do faktury pierwotnej.
Jak wystawić fakturę za usługę?
Faktura za usługę, podobnie jak faktura sprzedaży, powinna zawierać wszystkie niezbędne, określone prawem dane. Oprócz podstawowych informacji o sprzedającym i nabywcy, na fakturze za usługę powinny znaleźć się między innymi takie dane jak: nazwa usługi, miara i ilość usługi oraz cena jednostkowa netto usługi. Dodatkowo usługa, której sprzedaży dotyczy wystawiana faktury musi być dokładnie opisana. Nie wystarczy samo ograniczenie się do zdawkowego opisu jakim jest „sprzedaż usługi”. Od tego jaki rodzaj usługi został wykonany, będą bowiem zależały stawki podatku VAT.
Wystawienie faktury może wydawać się dość skomplikowane, szczególnie na samym początku biznesowej drogi. Jak się jednak okazuje, czynność ta jest niezwykle prosta, a dostępne programy elektroniczne praktycznie samodzielnie wystawiają potrzebne dokumenty.
