Prowadzenie działalności nieodłącznie wiąże się z obiegiem dokumentów. Właściwe zarządzanie dokumentami wpływa na efektywne prowadzenie biznesu, niezależnie od jego wielkości. Chodzi tutaj nie tylko o sprawną wymianę informacji pomiędzy działami lub instytucjami, ale również o zapewnienie bezpieczeństwa danych. Na czym polega zarządzanie dokumentacją w firmie, jak zrobić to prawidłowo i zgodnie z prawem? Tego dowiesz się z artykułu.
Na czym polega zarządzanie dokumentacją?
Na proces zarządzania dokumentacją w firmie składa się jej rejestrowanie, przechowywanie i klasyfikacja, archiwizowanie oraz udostępnianie. Organizacja i porządek w dokumentach wpływają na cały proces obiegu informacji, zwiększają wydajność przedsiębiorstwa oraz mają przełożenie na bezpieczeństwo danych. Dane powinny być przechowywane w taki sposób, aby uprawniony pracownik miał do nich łatwy i szybki dostęp. W dobie cyfryzacji wielu przedsiębiorców stawia na digitalizację dokumentów, czyli przekształcenie papierowych dokumentów w formę cyfrową.
Jak widać, zarządzanie dokumentacją w firmie jest bardzo ważnym aspektem prowadzenia działalności. Bezpieczna i zgodna z przepisami archiwizacja dokumentów wpływa na wydajność procesów. A brak jakichkolwiek opóźnień i nieścisłości w ich obiegu, minimalizuje straty finansowe, może wpłynąć na redukcję kosztów w biznesie, a przede wszystkim ogranicza ryzyko wystąpienia problemów z prawem.
Digitalizacja dokumentów – dlaczego warto?
Konwertowanie dokumentów papierowych w formę elektroniczną ma na celu uporządkowanie dokumentacji firmy, ułatwienie jej gromadzenia oraz udostępniania, a także ochronę danych przed niepowołanymi osobami. Zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej jest zdecydowanie szybsze i wygodniejsze. Należy również podkreślić, że to idealne rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które nie dysponują odpowiednią przestrzenią do przechowywania i zabezpieczenia danych. Co więcej, dane w formie elektronicznej nie ulegają uszkodzeniu, można je z łatwością zabezpieczyć, tworząc kopię zapasową, a dostęp do nich mają jedynie uprawnione osoby.
Obieg, archiwizacja i niszczenie dokumentów zgodnie z prawem
Zarządzanie dokumentacją polega również na jej archiwizowaniu. Profesjonalne firmy oferują swoim klientom bezpieczny transport dokumentacji do swoich magazynów, archiwizowanie jej oraz przechowywanie przez ustalony czas. Klient może mieć w każdej chwili dostęp do potrzebnych danych i otrzymać je „na życzenie” w wybranej przez siebie formie, np. jako skan, a wszystkie operacje na dokumentach są rejestrowane w systemie.
Dokumenty powinny być przechowywane przez określony w przepisach czas. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów kupna i sprzedaży, faktur, procedur, deklaracji podatkowych czy też umów. Niszczenie nośników informacji po upływie terminu archiwizowania powinno odbywać się w klasie tajności. Oznacza to, że czynność należy wykonać w profesjonalnej niszczarni, a po zniszczeniu firma odpowiedzialna za zadanie wystawia certyfikat potwierdzający, że dokumenty zostały zutylizowane zgodnie z przepisami prawa.
Artykuł sponsorowany
